Quel logiciel d’encaissement choisir pour un institut de beauté

Avant l’ouverture d’un institut de beauté, il est nécessaire d’avoir tout le matériel adéquat. A part les matériels classiques utilisés pour le soin et le bien-être des clients, la caisse enregistreuse est une indispensable. En effet, aucun institut de beauté professionnel ne peut se passer de cet outils. Non seulement pour enregistrer les factures et les paiements, mais aussi pour gérer l’ensemble de l’institut. Mais avec l’évolution des techniques et surtout de la technologie, il n’est pas évident de choisir le bon matériel. Surtout le logiciel qui l’accompagne pour mener à bien la gestion du salon de beauté. Ce guide vous permettra de connaitre les meilleurs logiciel pour une caisse enregistreuse et comment en choisir un.

Qu’est-ce que la norme nf525

Les caisses enregistreuses disponibles sur le marché pour des activités commerciales sont nombreuses. Le souci c’est que certains logiciels utilisés sur ces caisses enregistreuse ne suivent pas les normes imposées par le gouvernement. En effet, depuis le début de cette année, une norme doit être suivie pour les établissements commerciaux. Il en est ainsi pour les instituts de beauté. Cette norme est le nf525. C’est pour éviter les fraudes à la caisse et la non déclaration de certains paiements à la caisse que cette norme a été sortie. Ces fraudes permettent à certains instituts de ne pas payer les impôts correspondants à leurs revenus.
• La norme nf525
Cette norme a été définie par AFNOR pour les caisses enregistreuses pour les instituts de beauté. Elle est définie par :
– La conformité et la sécurité de l’enregistrement des données d’encaissement
– L’apposition de signature électronique sur les reçues d’encaissement
– La traçabilité de toutes les opérations d’encaissement
– Le numéro du certificat NF du logiciel d’encaissement qui doit être vu sur le ticket de caisse
– Enfin, le logiciel d’encaissement ne doit pas contenir de fonctions qui puissent masquer certaines données
Si tels sont les caractéristiques d’un logiciel pour être certifié aux normes nf525, il existe une loi qui régit cette norme.
• La législation sur la norme nf525
La loi qui régit la norme nf525 a été publié dans la loi de finance de 2016. Cette loi stipule que tous les commerçants et professionnels qui sont assujettis à un TVA doivent enregistrer leurs données d’encaissement dans un logiciel de caisse certifié nf525. Dans le cas d’un contrôle, les commerçants qui n’en utilisent pas sera frappé d’une amende de 7500€ ainsi qu’un délai de 60 jours maximum pour se mettre dans la régularité.

Quels critères pour choisir un logiciel de caisse

Le nombre de logiciels de caisse pour un institut de beauté qui sont certifiés nf525 sont nombreux. En effet, pas facile de faire un choix quand tout les éditeurs de solutions que vous allez voir sont aux normes. Néanmoins, il existe quelques critères pour choisir.
• La simplicité : c’est un critère primaire pour le choix. En effet, cela va faciliter l’utilisation de l’outil au sein de l’institut de beauté.
• L’ergonomie : toujours dans l’objectif d’une utilisation facilitée, il est important que l’interface du logiciel soit le plus ergonomique possible
• Les fonctions proposées par le logiciel : c’est primordial pour faire un choix de logiciel d’encaissement. En effet, certaines solutions va vous faciliter la gestion de votre institut de beauté grâce à ses fonctionnalités (gestion de la clientèle, classement des produits, gestion de stock etc…)
• Le choix de l’éditeur est aussi important. En effet, pour un institut de beauté, il faut se tourner vers un éditeur qui connait le métier car il sera plus apte à vous créer votre logiciel d’encaissement.
• Le certificat NF : pensez toujours à vérifier le numéro du certificat NF du logiciel pour être sûr que vous n’enfreignez pas la loi
La loi régissant le suivi de la norme nf525 est entrée en vigueur depuis le 1 Janvier 2018. Si vous utiliser encore un logiciel qui n’est pas dans cette norme, pensez à le changer le plus tôt possible. Cela vous évitera des problèmes car dans le cas où vous ne suivez pas cette norme, l’amende est énorme et votre institut pourra être fermé jusqu’à ce que vous rectifiiez le tir.

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